Sistemasi Acara dan Tugas

Sistemasi Acara & Tugas

Sistemasi acara : pembakuan susunan acara yang harus dijalankan ketika mengadakan pertemuan. (skenario acara)

Tujuannya adalah agar setiap ketua baru mempunyai gambaran atas tugas-tugasnya. Susunan acara tidak mutlak dan dapat diubah sesuai kondisi yang ada.

1. Atur tempat : antara cowok dan cewek agar peserta tidak bergerombol ==>sie tempat. [ ]
2. Siapkan buku-buku : daftar hadir dan notulen serta dokumentasi ==>sekretaris. [ ]
3. Olah raga ringan : tundukkan kepala - buang napas - tarik napas - salurkan ke otak - tegakkan kepala - ketika membuka mata rasakan bahwa qta lebih segar, lebih berani dan lebih percaya diri. [ ]
4. Menyampaikan pesan-pesan bersama yang sudah dihafal oleh peserta ==>anggota. [ ]
5. Evaluasi kesiapan mental : untuk mengukur kemajuan peserta diskusi dan mengisikan nilai pada buku daftar hadir(tiap bulan sekali). [ ]
6. Siapkan petugas : mc, prakata, kalam ilahi, kultum dsb yang sudah dijadwalkan sebelumnya. [ ]
7. Memulai acara : diselingi komentar-komentar positif dari peserta lain. [ ]
8. Diskusi umum : oleh ketua forum
   • Diskusi dengan tema tertentu yang sudah dipersiapkan oleh yang dijadwalkan. [ ]
   • Latihan tampil, sistemasi acara dan tugas atau membahas program-program baru dll. [ ]
   • Agenda minggu depan : pembagian tugas pertemuan mendatang. [ ]
9. Lain-lain : pembacaan notulen, komentar terhadap acara hari ini, usul dari peserta. [ ]
10. Penutup. [ ]
11. Buka Arisan

Pembakuan tugas-tugas Pengurus dan Anggota

A.Ketua Forum :

1. Menentukan waktu pertemuan, tema diskusi dan menandatangani undangan.
2. Mengatur dan menjalankan urutan acara dari no.1 s/d no.10 atau sesuai rencana.
3. Memimpin diskusi secara umum, membahas program dan mengambil keputusan.
4. Tugas mental

• Memotivasi anggota dan seksi-seksinya.
• Menentukan target yang ingin dicapai.
• Mengatur strategi untuk mensukseskan misinya sebagai ketua.

B.Sekretaris :

1. Membuat undangan yang kreatif - meminta tanda tangan ketua - menyampaikan ke seksi humas untuk diedarkan.
2. Membuat susunan acara bersama ketua.
3. Menyiapkan buku-buku yg diperlukan, notulen, daftar hadir dll.
4. Mencatat notulen dan membacakan di acara lain-lain.

C.Seksi Humas :

1. Mengedarkan undangan, pamflet, poster, (publikator).
2. Memastikan jumlah anggota yg akan hadir.
3. Mengajak dan mendorong rekan-rekannya untuk hadir.

D.Seksi Tempat :

1. Menyiapkan tempat dan membereskan kembali.
2. Menyiapkan segala kebutuhan prasarana yg mendukung acara, spt meja, tikar, papan tulis, dll.

E.Seksi Dokumentasi :

1. Mengambil gambar pada setiap acara.
2. Meng-upload ke blog sebagai isi galeri foto.

F.Anggota :

1. Mendukung kelancaran dan kesuksesan jalannya diskusi.
2. Mengikuti secara aktif atas acara yang ada.